Email Questions
Find answers to common questions about Email
Mailing List
Applicable to Staff ONLY
The minimum length is 4 characters and the maximum length is 20 characters.
Applicable to Staff ONLY
- Must not be duplicated with any existing mailing list.
- Must not contain space.
- Must start with an alphabet (a - z) and no pure numeric mailing list should be used (e.g. 12346789).
- Must be 4 - 20 characters.
- Must not equal to common words and reserved words.
- Must not contain any forbidden words.
Applicable to Staff ONLY
The expiry period should be less than 2 years and later than 15 days from creation or renewal. Expired mailing list will be deleted automatically. The owner has the sole responsibility to renew the expiry period and/or transfer the ownership if he is no longer responsible for managing the mailing.
Applicable to Staff ONLY
You may create a mailing list on Email & CNA Services Portal. Please refer to Q9 FAQ to create the mailing list.
Applicable to Staff ONLY
The auto suggestion list will only display the first 15 suggestions for user to select. For some common names (e.g. Peter, Sam, Tom), the suggestions may be more than the maximum limit. Therefore, please enter the staff’s display name (e.g. Peter Lee, Sam Wong) or CNA to add to mailing list member.
Applicable to Staff ONLY
The member information is restricted to mailing list owner, member and authorized sender only.
Applicable to Staff ONLY
The mass mail selections are relied on HR system and Student Record System directly.
Applicable to Staff ONLY
The mailing list name must not contain any unlawful, harassing, libelous, abusive, threatening, harmful, vulgar and obscene words. Also, the name of Titles (Ranks), Departments and Sites of VTC (e.g. director@vtc.edu.hk) and common words such as Pencil, Apple are not allowed.
Applicable to Staff ONLY
Please visit and logon to Email & CNA Services Portal. Then select “Create mailing List” from top menu’s “Mailing List” to create your mailing list. Below are some requirements for creating a mailing list.
Mailing List name:
- Must not be duplicated with any existing mailing list.
- Must not contain space.
- Must start with an alphabet (a - z) and no pure numeric mailing list should be used (e.g. 12346789).
- Must be 4 - 20 characters.
- Must not equal to common words and reserved words.
- Must not contain any forbidden words.
Description:
- Must not contain any forbidden words.
Mailing List Expiry Date:
- The expiry date should be less than 2 years and later than 15 days from creation or renewal.
Applicable to Staff ONLY
To delete a mailing list, please visit and logon to Email & CNA Services Portal. Then select “Mailing List” from top menu. In “Manage Mailing List” page, user may select the checkbox next to the mailing list that wants to delete and then clicks the “Delete” button. A new window will be prompted for further confirmation, the selected mailing list(s) and the associated member reference will be permanently removed after user clicks the “Confirm” button.
After the mailing list has been deleted, a mail will be sent to notify the owner.
Applicable to Staff ONLY
To renew a mailing list, please visit and logon to Email & CNA Services Portal. Then select “Mailing List” from top menu. In “Manage Mailing List” page, user may select the checkbox next to the mailing list that wants to perform a renewal and then clicks the “Renew” button. A new window will be prompted and please select a new expiry date (The expiry date should be less than 2 years and later than 15 days from today) and then click the “Renew” button to complete the process.
After the mailing list has been renewed, a mail will be sent to notify the owner.
Applicable to Staff ONLY
The mailing list owner is allowed to transfer mailing list ownership to another staff. To transfer ownership, please visit and logon to Email & CNA Services Portal. Then select “Mailing List” from top menu. In “Manage Mailing List” page, user may select the checkbox next to the mailing list that wants to transfer the ownership and then clicks the “Transfer” button. A new window will be prompted and please enter the new owner’s CNA to transfer the ownership to and then click the “Confirm” button to complete the process.
After the ownership has been transferred, a mail will be sent to notify the existing and new mailing list owner.
Applicable to Staff ONLY
Please visit and logon to Email & CNA Services Portal. Then select “Mailing List” from top menu. In “Search” page, user may enter the searching criteria (mailing list name or description) to find out the mailing list he wants to subscribe and select the checkbox next to the mailing list. Then click the “Subscribe” button.
Once subscribed, a notification email will be sent to the mailing list owner.
Applicable to Staff ONLY
Please visit and logon to Email & CNA Services Portal. Then select “Mailing List” from top menu. In “Membership” page, user first selects the checkbox next to the mailing list that wants to unsubscribe and then clicks the “Unsubscribe” button. A confirm window will be prompted; click the “OK” button to complete the process.
Once unsubscribed, a mail will be sent to notify the mailing list owner.
Applicable to Staff ONLY
Please visit and logon to Email & CNA Services Portal. Then select “Mailing List” from top menu. In “Manage” page, clicks the “details” icon on selected mailing list to modify.
Applicable to Staff ONLY
Users should not:
- use the VTC Mail in connection with chain letters, junk email, spamming or any duplicative or unsolicited messages (commercial or otherwise);
- transmit through the VTC Mail unlawful, harassing, libelous, abusive, threatening, harmful, vulgar, obscene or otherwise objectionable material of any kind or nature;
- transmit any material that contains computer viruses, trojan horses, worms or any other harmful or deleterious programs;
- transmit any material that may infringe the intellectual property rights or other rights of third parties, including trademark, copyright or right of publicity;
- violate any Hong Kong law regarding the transmission of technical data or software exported through the VTC Web Mail;
Mass Mailing
Applicable to Staff ONLY
Mass mailing list is restricted to the owner only.
Applicable to Staff ONLY
Maximum 100 recipients and 500KB size for a single email.
Applicable to Staff ONLY
For staff mass mailing list, it allows maximum 1000 recipients per mailing list.
For student mass mailing list, it allows maximum 10000 recipients per mailing list.
Applicable to Staff ONLY
No. The mass mailing list is non-editable after created. Please create a new mass mailing list.
Applicable to Staff ONLY
For mass mailing list with less than or equal to 800 members, it will expire and be automatically removed ONE day after their creation.
For mass mailing list has more than 800 members, it will expire and be automatically removed SEVEN days after its creation.
Applicable to Staff ONLY
Please complete the Internet Service Request Form and send to campus support staff or ito-helpdesk@vtc.edu.hk for processing.
Applicable to Staff ONLY
Please visit and logon to Email & CNA Services Portal and select “Mass Mail” from top menu. If you would like to create mass mailing list for including specific VTC unit’s staff, please select “Staff Mass Mail” and follow the instructions to create the mass mailing list. If you would like to create mass mailing list for including specific VTC students, please select “Student Mass Mail” and follow the instructions to create the mass mailing list.
Note: The mass mailing list sender is restricted to the mass mailing list owner only and will be expired after 24 hours.
Applicable to Staff ONLY
Users should not:
- use the VTC Mail in connection with chain letters, junk email, spamming or any duplicative or unsolicited messages (commercial or otherwise);
- transmit through the VTC Mail unlawful, harassing, libelous, abusive, threatening, harmful, vulgar, obscene or otherwise objectionable material of any kind or nature;
- transmit any material that contains computer viruses, trojan horses, worms or any other harmful or deleterious programs;
- transmit any material that may infringe the intellectual property rights or other rights of third parties, including trademark, copyright or right of publicity;
- violate any Hong Kong law regarding the transmission of technical data or software exported through the VTC Web Mail;
Applicable to Staff ONLY
The creation process for a mass mailing list typically takes around 30 minutes for 800 recipients.
Once your mass mailing list has been successfully created, an email notification will be promptly sent to you.
This notification serves as confirmation that your mass mailing list is ready for use.
Applicable to Staff ONLY
You will receive an email notification after the mass mailing creation is completed.
To create a mass mailing list, please refer to above Q7 FAQ
Applicable to Staff ONLY
The mass mailing list will be locked down during creation. When you try to send a message while the mailing list creation is still in progress, you will receive an error message.
Please refer to above Q9 FAQ for details.
Email - Access & Setup
You can access your VTC email through:
- Web browser: https://outlook.office.com (recommended)
- Outlook desktop app (Windows/Mac)
- Outlook mobile app (iOS/Android)
Log in with your full email address and CNA password.
Staff: Usually username@vtc.edu.hk
Students: studentID@stu.vtc.edu.hk
If you are unsure, contact your Campus IT Support Team.
Recommended: Use the Microsoft Outlook app
- Download “Microsoft Outlook” from App Store or Google Play.
- Add account > Enter your full VTC email address.
- Sign in with your CNA username and password (MFA may be required).
Native mail apps (e.g., Apple Mail, Samsung Mail) also support Office 365/Exchange setup.
Both staff and students have a 100 GB mailbox quota.
You will receive warning emails when approaching the limit. Delete or archive old emails to free up space.
Staff can request a display name change via the Email & CNA Services Portal.
Students generally cannot change their display name (it follows the student record).
Email - Features & Usage
In Outlook on the web:
- Click the gear icon > View all Outlook settings.
- Go to Mail > Automatic replies.
- Turn on automatic replies and enter your message and time period.
In Outlook desktop app: File > Automatic Replies.
In Outlook on the web:
- Gear icon > View all Outlook settings > Mail > Compose and reply > Email signature.
- Create and save your signature.
The signature will be automatically added to new emails and replies.
For files larger than 20 MB, use OneDrive/SharePoint links:
- Upload the file to OneDrive or VTC File Portal.
- Generate a sharing link and paste it in the email.
Outlook will automatically convert large attachments to OneDrive links.
In Outlook, switch to Calendar view:
- Click "New event" to create.
- Enter attendee emails to invite.
- Set reminders, location, and recurrence.
Please contact your Campus IT Support Team or submit a request via the ITO Helpdesk.
Email forwarding is restricted for security reasons. If you have a legitimate need, please contact your Campus IT Support Team.
Email - Security & Protection
Use Azure Information Protection (AIP) sensitivity labels.
See the AIP FAQ page for details.
Do not click links or open attachments.
Use the "Report message" feature to report it, or forward to the IT Security team.
Then delete the email.
Email - Troubleshooting
Try these steps:
- Reset password via Email & CNA Services Portal
- Clear browser cache or try a different browser
- Check multi-factor authentication settings
- If issue persists, contact Campus IT Support
Check:
- Junk/Spam folder
- Focused Inbox (switch to "Other" tab)
- Mailbox quota (full mailbox bounces emails)
- Any rules or filters
- Clutter or Focused Inbox settings
If still not resolved, contact Campus IT Support.
Try restarting the app/device, checking network, or removing and re-adding the account.
If the problem continues, contact Campus IT Support.
Deleted emails stay in the "Deleted Items" folder for 30 days.
If emptied, right-click "Deleted Items" > "Recover deleted items".
Beyond 30 days, recovery is generally not possible — contact IT Support immediately.
Use cleanup tools or:
- Delete large emails/attachments
- Empty Deleted Items and Junk folders
- Archive old emails to .pst file (desktop Outlook)
- Use Focused Inbox to prioritize
電郵問題
查找關於電郵的常見問題答案
郵寄名單
僅適用於教職員工
最小長度為 4 個字符，最大長度為 20 個字符。
僅適用於教職員工
- 不得與現有任何郵寄名單重複。
- 不得包含空格。
- 必須以字母 (a - z) 開頭，不得使用純數字郵寄名單（例如 12346789）。
- 必須為 4 - 20 個字符。
- 不得等於常見詞語或保留詞。
- 不得包含任何禁用詞語。
僅適用於教職員工
到期期限應少於 2 年，並晚於建立或續期後 15 天。到期的郵寄名單將自動刪除。擁有者有唯一責任續期到期期限及／或在不再負責管理該郵寄名單時轉移擁有權。
僅適用於教職員工
您可在電郵及 CNA 服務網站建立郵寄名單。請參閱 Q9 常見問題以建立郵寄名單。
僅適用於教職員工
自動建議列表只會顯示首 15 個建議供用戶選擇。對於一些常見姓名（例如 Peter、Sam、Tom），建議可能超過上限。因此，請輸入該員工的顯示名稱（例如 Peter Lee、Sam Wong）或 CNA 以加入郵寄名單成員。
僅適用於教職員工
成員資料只限郵寄名單擁有者、成員及授權發送者查看。
僅適用於教職員工
群組電郵選擇直接依賴人力資源系統及學生記錄系統。
僅適用於教職員工
郵寄名單名稱不得包含任何非法、騷擾、誹謗、虐待、威脅、有害、粗俗及淫穢詞語。同時，VTC 的職銜（級別）、部門及校園名稱（例如 director@vtc.edu.hk）及常見詞語如 Pencil、Apple 亦不允許使用。
僅適用於教職員工
請登入電郵及 CNA 服務網站，然後從頂部選單的「郵寄名單」選擇「建立郵寄名單」以建立您的郵寄名單。以下為建立郵寄名單的部分要求。
郵寄名單名稱：
- 不得與現有任何郵寄名單重複。
- 不得包含空格。
- 必須以字母 (a - z) 開頭，不得使用純數字郵寄名單（例如 12346789）。
- 必須為 4 - 20 個字符。
- 不得等於常見詞語或保留詞。
- 不得包含任何禁用詞語。
描述：
- 不得包含任何禁用詞語。
郵寄名單到期日期：
- 到期日期應少於 2 年，並晚於建立或續期後 15 天。
僅適用於教職員工
要刪除郵寄名單，請登入電郵及 CNA 服務網站，然後從頂部選單選擇「郵寄名單」。在「管理郵寄名單」頁面，用戶可勾選欲刪除的郵寄名單旁邊的複選框，然後點擊「刪除」按鈕。系統會彈出確認視窗，用戶點擊「確認」後，所選郵寄名單及相關成員參考將永久移除。
郵寄名單刪除後，會發送電郵通知擁有者。
僅適用於教職員工
要續期郵寄名單，請登入電郵及 CNA 服務網站，然後從頂部選單選擇「郵寄名單」。在「管理郵寄名單」頁面，勾選欲續期的郵寄名單旁邊的複選框，然後點擊「續期」按鈕。系統會彈出視窗，請選擇新到期日期（到期日期應少於 2 年，並晚於今日 15 天），然後點擊「續期」按鈕完成程序。
郵寄名單續期後，會發送電郵通知擁有者。
僅適用於教職員工
郵寄名單擁有者可將擁有權轉移給另一位教職員工。要轉移擁有權，請登入電郵及 CNA 服務網站，然後從頂部選單選擇「郵寄名單」。在「管理郵寄名單」頁面，勾選欲轉移擁有權的郵寄名單旁邊的複選框，然後點擊「轉移」按鈕。系統會彈出視窗，請輸入新擁有者的 CNA，然後點擊「確認」按鈕完成程序。
擁有權轉移後，會發送電郵通知現有及新郵寄名單擁有者。
僅適用於教職員工
請登入電郵及 CNA 服務網站，然後從頂部選單選擇「郵寄名單」。在「搜尋」頁面，用戶可輸入搜尋條件（郵寄名單名稱或描述）找出欲訂閱的郵寄名單，勾選該郵寄名單旁邊的複選框，然後點擊「訂閱」按鈕。
訂閱成功後，會發送通知電郵給郵寄名單擁有者。
僅適用於教職員工
請登入電郵及 CNA 服務網站，然後從頂部選單選擇「郵寄名單」。在「成員資格」頁面，先勾選欲取消訂閱的郵寄名單旁邊的複選框，然後點擊「取消訂閱」按鈕。系統會彈出確認視窗，點擊「確定」按鈕完成程序。
取消訂閱後，會發送電郵通知郵寄名單擁有者。
僅適用於教職員工
請登入電郵及 CNA 服務網站，然後從頂部選單選擇「郵寄名單」。在「管理」頁面，點擊所選郵寄名單的「詳情」圖示進行修改。
僅適用於教職員工
用戶不得：
- 使用 VTC 電郵進行連鎖信、垃圾郵件、濫發郵件或任何重複或未經請求的訊息（商業或其他）。
- 透過 VTC 電郵傳送任何非法、騷擾、誹謗、虐待、威脅、有害、粗俗、淫穢或其他令人反感的材料。
- 傳送含有電腦病毒、木馬、蠕蟲或其他有害程式之材料。
- 傳送可能侵犯第三方知識產權或其他權利的材料，包括商標、版權或公開權。
- 違反香港有關透過 VTC 網頁電郵出口技術數據或軟件的法律。
群組電郵
僅適用於教職員工
大量郵寄名單只限擁有者使用。
僅適用於教職員工
單一電郵最多 100 名收件人及 500KB 大小。
僅適用於教職員工
教職員工大量郵寄名單每組最多 1000 名收件人。
學生大量郵寄名單每組最多 10000 名收件人。
僅適用於教職員工
不可以。大量郵寄名單建立後不可編輯。請重新建立新的群組。
僅適用於教職員工
成員數量少於或等於 800 人的大量郵寄名單，將於建立後 1 天到期並自動移除。
成員數量超過 800 人的大量郵寄名單，將於建立後 7 天到期並自動移除。
僅適用於教職員工
請填寫互聯網服務申請表，並發送給校園支援員工或 ito-helpdesk@vtc.edu.hk 處理。
僅適用於教職員工
請登入電郵及 CNA 服務網站，從頂部選單選擇「群組電郵」。若要為特定 VTC 單位教職員工建立，請選擇「教職員工群組電郵」並按指示操作。若要為特定 VTC 學生建立，請選擇「學生群組電郵」並按指示操作。
注意：大量郵寄名單發送者只限擁有者使用，並於 24 小時後到期。
僅適用於教職員工
用戶不得：
- 使用 VTC 電郵進行連鎖信、垃圾郵件、濫發郵件或任何重複或未經請求的訊息（商業或其他）。
- 透過 VTC 電郵傳送任何非法、騷擾、誹謗、虐待、威脅、有害、粗俗、淫穢或其他令人反感的材料。
- 傳送含有電腦病毒、木馬、蠕蟲或其他有害程式之材料。
- 傳送可能侵犯第三方知識產權或其他權利的材料，包括商標、版權或公開權。
- 違反香港有關透過 VTC 網頁電郵出口技術數據或軟件的法律。
僅適用於教職員工
800 名收件人的大量郵寄名單建立過程通常需時約 30 分鐘。
成功建立後，系統會立即向您發送電郵通知，確認群組已準備就緒。
僅適用於教職員工
大量郵寄名單建立完成後，您會收到電郵通知。
建立大量郵寄名單方法請參閱上文 Q7 常見問題。
僅適用於教職員工
大量郵寄名單在建立過程中會被鎖定。若在建立尚未完成時嘗試發送訊息，將收到錯誤訊息。
詳情請參閱上文 Q9 常見問題。
電郵 - 存取與設定
您可透過以下方式存取 VTC 電郵：
- 網頁瀏覽器：https://outlook.office.com（推薦）
- Outlook 桌面應用程式（Windows/Mac）
- Outlook 手機應用程式（iOS/Android）
使用完整電郵地址及 CNA 密碼登入。
教職員工：通常為 username@vtc.edu.hk
學生：studentID@stu.vtc.edu.hk
如不確定，請聯絡校園 IT 支援組。
推薦使用 Microsoft Outlook 應用程式
- 從 App Store 或 Google Play 下載「Microsoft Outlook」。
- 新增帳戶 > 輸入完整 VTC 電郵地址。
- 使用 CNA 使用者名稱及密碼登入（可能需要多重認證）。
原生郵件應用程式（如 Apple Mail、三星郵件）亦支援 Office 365/Exchange 設定。
教職員工及學生均有 100 GB 信箱配額。
接近上限時會收到警告電郵。刪除或歸檔舊電郵以釋放空間。
教職員工可透過電郵及 CNA 服務網站申請更改顯示名稱。
學生一般無法更改顯示名稱（依據學生記錄）。
電郵 - 功能與使用
在網頁版 Outlook：
- 點擊齒輪圖示 > 查看所有 Outlook 設定。
- 前往 郵件 > 自動回覆。
- 開啟自動回覆並輸入訊息及時間範圍。
在 Outlook 桌面版：檔案 > 自動回覆。
在網頁版 Outlook：
- 齒輪圖示 > 查看所有 Outlook 設定 > 郵件 > 撰寫及回覆 > 電子郵件簽名。
- 建立並儲存簽名。
簽名會自動加入新電郵及回覆中。
檔案大於 20 MB 建議使用 OneDrive/SharePoint 連結：
- 將檔案上傳至 OneDrive 或 VTC 檔案入口。
- 產生分享連結並貼上電郵內。
Outlook 會自動將大附件轉為 OneDrive 連結。
在 Outlook 切換至日曆檢視：
- 點擊「新活動」建立。
- 輸入參加者電郵邀請。
- 設定提醒、地点及重複。
請聯絡校園 IT 支援組或透過 ITO 服務台提交申請。
因安全理由，電郵轉發受限制。如有正當需要，請聯絡校園 IT 支援組。
電郵 - 安全與保護
使用 Azure Information Protection (AIP) 敏感度標籤。
詳情請參閱 AIP 常見問題頁面。
不要點擊連結或開啟附件。
使用「報告訊息」功能舉報，或轉發至 IT 安全團隊。
之後刪除該電郵。
電郵 - 故障排除
嘗試以下步驟：
- 透過 電郵及CNA服務網站 重設密碼
- 清除瀏覽器快取或嘗試其他瀏覽器
- 檢查多重認證設定
- 問題持續請聯絡校園 IT 支援
請檢查：
- 垃圾郵件資料夾
- 重點收件箱（切換至「其他」分頁）
- 信箱容量（已滿會退信）
- 任何規則或篩選器
- 雜亂郵件或重點收件箱設定
如仍未解決，請聯絡校園 IT 支援。
嘗試重新啟動應用程式/裝置、檢查網絡，或移除並重新加入帳戶。
如問題持續，請聯絡校園 IT 支援。
已刪除電郵會保留在「已刪除郵件」資料夾 30 天。
若已清空，可右鍵「已刪除郵件」>「恢復已刪除項目」。
超過 30 天一般無法恢復，請立即聯絡 IT 支援。
使用「清理工具」或：
- 刪除大電郵/附件
- 清空已刪除郵件及垃圾郵件資料夾
- 將舊電郵歸檔至 .pst 檔案（桌面 Outlook）
- 使用重點收件箱優先處理
电邮问题
查找关于电邮的常见问题答案
邮寄名单
仅适用于教职员工
最小长度为 4 个字符，最大长度为 20 个字符。
仅适用于教职员工
- 不得与现有任何邮寄名单重复。
- 不得包含空格。
- 必须以字母 (a - z) 开头，不得使用纯数字邮寄名单（例如 12346789）。
- 必须为 4 - 20 个字符。
- 不得等于常见词语或保留词。
- 不得包含任何禁用词语。
仅适用于教职员工
到期期限应少于 2 年，并晚于建立或续期后 15 天。到期的邮寄名单将自动删除。拥有者有唯一责任续期到期期限及／或在不再负责管理该邮寄名单时转移拥有权。
仅适用于教职员工
您可在电邮及 CNA 服务网站建立邮寄名单。请参阅 Q9 常见问题以建立邮寄名单。
仅适用于教职员工
自动建议列表只会显示前 15 个建议供用户选择。对于一些常见姓名（例如 Peter、Sam、Tom），建议可能超过上限。因此，请输入该员工的显示名称（例如 Peter Lee、Sam Wong）或 CNA 以加入邮寄名单成员。
仅适用于教职员工
成员资料只限邮寄名单拥有者、成员及授权发送者查看。
仅适用于教职员工
群组电邮选择直接依赖人力资源系统及学生记录系统。
仅适用于教职员工
邮寄名单名称不得包含任何非法、骚扰、诽谤、虐待、威胁、有害、粗俗及淫秽词语。同时，VTC 的职衔（级别）、部门及校园名称（例如 director@vtc.edu.hk）及常见词语如 Pencil、Apple 亦不允许使用。
仅适用于教职员工
请登录电邮及 CNA 服务网站，然后从顶部菜单的“邮寄名单”选择“建立邮寄名单”以建立您的邮寄名单。以下为建立邮寄名单的部分要求。
邮寄名单名称：
- 不得与现有任何邮寄名单重复。
- 不得包含空格。
- 必须以字母 (a - z) 开头，不得使用纯数字邮寄名单（例如 12346789）。
- 必须为 4 - 20 个字符。
- 不得等于常见词语或保留词。
- 不得包含任何禁用词语。
描述：
- 不得包含任何禁用词语。
邮寄名单到期日期：
- 到期日期应少于 2 年，并晚于建立或续期后 15 天。
仅适用于教职员工
要删除邮寄名单，请登录电邮及 CNA 服务网站，然后从顶部菜单选择“邮寄名单”。在“管理邮寄名单”页面，用户可勾选欲删除的邮寄名单旁边的复选框，然后点击“删除”按钮。系统会弹出确认窗口，用户点击“确认”后，所选邮寄名单及相关成员参考将永久移除。
邮寄名单删除后，会发送电邮通知拥有者。
仅适用于教职员工
要续期邮寄名单，请登录电邮及 CNA 服务网站，然后从顶部菜单选择“邮寄名单”。在“管理邮寄名单”页面，勾选欲续期的邮寄名单旁边的复选框，然后点击“续期”按钮。系统会弹出窗口，请选择新到期日期（到期日期应少于 2 年，并晚于今日 15 天），然后点击“续期”按钮完成程序。
邮寄名单续期后，会发送电邮通知拥有者。
仅适用于教职员工
邮寄名单拥有者可将拥有权转移给另一位教职员工。要转移拥有权，请登录电邮及 CNA 服务网站，然后从顶部菜单选择“邮寄名单”。在“管理邮寄名单”页面，勾选欲转移拥有权的邮寄名单旁边的复选框，然后点击“转移”按钮。系统会弹出窗口，请输入新拥有者的 CNA，然后点击“确认”按钮完成程序。
拥有权转移后，会发送电邮通知现有及新邮寄名单拥有者。
仅适用于教职员工
请登录电邮及 CNA 服务网站，然后从顶部菜单选择“邮寄名单”。在“搜索”页面，用户可输入搜索条件（邮寄名单名称或描述）找出欲订阅的邮寄名单，勾选该邮寄名单旁边的复选框，然后点击“订阅”按钮。
订阅成功后，会发送通知电邮给邮寄名单拥有者。
仅适用于教职员工
请登录电邮及 CNA 服务网站，然后从顶部菜单选择“邮寄名单”。在“成员资格”页面，先勾选欲取消订阅的邮寄名单旁边的复选框，然后点击“取消订阅”按钮。系统会弹出确认窗口，点击“确定”按钮完成程序。
取消订阅后，会发送电邮通知邮寄名单拥有者。
仅适用于教职员工
请登录电邮及 CNA 服务网站，然后从顶部菜单选择“邮寄名单”。在“管理”页面，点击所选邮寄名单的“详情”图标进行修改。
仅适用于教职员工
用户不得：
- 使用 VTC 电邮进行连锁信、垃圾邮件、滥发电邮或任何重复或未经请求的消息（商业或其他）；
- 通过 VTC 电邮传送任何非法、骚扰、诽谤、虐待、威胁、有害、粗俗、淫秽或其他令人反感的材料；
- 传送含有计算机病毒、木马、蠕虫或其他有害程序之材料；
- 传送可能侵犯第三方知识产权或其他权利的材料，包括商标、版权或公开权；
- 违反香港有关通过 VTC 网页电邮出口技术数据或软件的法律；
群组电邮
仅适用于教职员工
群组电邮群组只限拥有者使用。
仅适用于教职员工
单一电邮最多 100 名收件人及 500KB 大小。
仅适用于教职员工
教职员工群组电邮群组每组最多 1000 名收件人。
学生群组电邮群组每组最多 10000 名收件人。
仅适用于教职员工
不可以。群组电邮群组建立后不可编辑。请重新建立新的群组。
仅适用于教职员工
成员数量少于或等于 800 人的群组电邮群组，将于建立后 1 天到期并自动移除。
成员数量超过 800 人的群组电邮群组，将于建立后 7 天到期并自动移除。
仅适用于教职员工
请填写互联网服务申请表，并发送给校园支援员工或 it-helpdesk@vtc.edu.hk 处理。
仅适用于教职员工
请登录电邮及 CNA 服务网站，从顶部菜单选择“群组电邮”。若要为特定 VTC 单位教职员工建立，请选择“教职员工群组电邮”并按指示操作。若要为特定 VTC 学生建立，请选择“学生群组电邮”并按指示操作。
注意：群组电邮群组发送者只限拥有者使用，并于 24 小时后到期。
仅适用于教职员工
用户不得：
- 使用 VTC 电邮进行连锁信、垃圾邮件、滥发电邮或任何重复或未经请求的消息（商业或其他）；
- 通过 VTC 电邮传送任何非法、骚扰、诽谤、虐待、威胁、有害、粗俗、淫秽或其他令人反感的材料；
- 传送含有计算机病毒、木马、蠕虫或其他有害程序之材料；
- 传送可能侵犯第三方知识产权或其他权利的材料，包括商标、版权或公开权；
- 违反香港有关通过 VTC 网页电邮出口技术数据或软件的法律；
仅适用于教职员工
800 名收件人的群组电邮群组建立过程通常需时约 30 分钟。
成功建立后，系统会立即向您发送电邮通知，确认群组已准备就绪。
仅适用于教职员工
群组电邮群组建立完成后，您会收到电邮通知。
建立群组电邮群组方法请参阅上文 Q7 常见问题。
仅适用于教职员工
群组电邮群组在建立过程中会被锁定。若在建立尚未完成时尝试发送消息，将收到错误信息。
详情请参阅上文 Q9 常见问题。
电子邮件 - 存取与设定
您可透过以下方式存取 VTC 电邮：
- 网页浏览器：https://outlook.office.com（推荐）
- Outlook 桌面应用程序（Windows/Mac）
- Outlook 手机应用程序（iOS/Android）
使用完整电邮地址及 CNA 密码登录。
教职员工：通常为 username@vtc.edu.hk
学生：studentID@stu.vtc.edu.hk
如不确定，请联络校园 IT 支持组。
推荐使用 Microsoft Outlook 应用程序
- 从 App Store 或 Google Play 下载「Microsoft Outlook」。
- 新增账户 > 输入完整 VTC 电邮地址。
- 使用 CNA 用户名称及密码登录（可能需要多重认证）。
原生邮件应用程序（如 Apple Mail、三星邮件）亦支持 Office 365/Exchange 设定。
教职员工及学生均有 100 GB 信箱配额。
接近上限时会收到警告电邮。删除或归档旧电邮以释放空间。
教职员工可通过电邮及 CNA 服务网站申请更改显示名称。
学生一般无法更改显示名称（依据学生记录）。
电子邮件 - 功能与使用
在网页版 Outlook：
- 点击齿轮图标 > 查看所有 Outlook 设置。
- 前往 邮件 > 自动回复。
- 开启自动回复并输入讯息及时间范围。
在 Outlook 桌面版：文件 > 自动回复。
在网页版 Outlook：
- 齿轮图标 > 查看所有 Outlook 设置 > 邮件 > 撰写及回复 > 电子邮件签名。
- 建立并储存签名。
签名会自动加入新电邮及回复中。
文件大于 20 MB 建议使用 OneDrive/SharePoint 链接：
- 将文件上传至 OneDrive 或 VTC 文件门户。
- 产生分享链接并贴上电邮内。
Outlook 会自动将大附件转为 OneDrive 链接。
在 Outlook 切换至日历检视：
- 点击「新活动」建立。
- 输入参加者电邮邀请。
- 设定提醒、地点及重复。
请联络校园 IT 支持组或通过 ITO 服务台提交申请。
因安全理由，电邮转发受限制。如有正当需要，请联络校园 IT 支持组。
电子邮件 - 安全与保护
使用 Azure Information Protection (AIP) 敏感度标签。
详情请参阅 AIP 常见问题页面。
不要点击链接或开启附件。
使用「报告讯息」功能举报，或转发至 IT 安全团队。
之后删除该电邮。
电子邮件 - 故障排除
尝试以下步骤：
- 透过 电邮及CNA服务网站 重设密码
- 清除浏览器缓存或尝试其他浏览器
- 检查多重认证设定
- 问题持续请联络校园 IT 支持
请检查：
- 垃圾邮件文件夹
- 重点收件箱（切换至「其他」分页）
- 信箱容量（已满会退信）
- 任何规则或筛选器
- 杂乱邮件或重点收件箱设定
如仍未解决，请联络校园 IT 支持。
尝试重新启动应用程序/设备、检查网络，或移除并重新加入账户。
如问题持续，请联络校园 IT 支持。
已删除电邮会保留在「已删除邮件」文件夹 30 天。
若已清空，可右键「已删除邮件」>「恢复已删除项目」。
超过 30 天一般无法恢复，请立即联络 IT 支持。
使用「清理工具」或：
- 删除大电邮/附件
- 清空已删除邮件及垃圾邮件文件夹
- 将旧电邮归档至 .pst 文件（桌面 Outlook）
- 使用重点收件箱优先处理
